Proaktive FinOps für Snowflake – bevor die Kosten aus dem Ruder laufen

SELECT liefert genau die umfassende Kostentransparenz, die ClickUp mit der Eigenentwicklung anstrebte – schnell und unkompliziert eingerichtet. Die automatisierten Insights ersparen die manuelle Kostenanalyse und ermöglichen ein granulares Monitoring bis hinunter zu einzelnen dbt-Modellen. Wöchentliche Slack-Digests schaffen einen Macro-to-Micro-Ansatz für effizientes, laufendes Kostenmanagement.

ClickUp betreibt einen modernen Data Stack, in dem Snowflake die unternehmensweite Source of Truth bildet. Die Plattform unterstützt hunderte Anwender:innen – darunter Data Engineers, Analyst:innen und Business-Stakeholder, die nach Abschluss des hauseigenen SQL-Trainings direkt Queries ausführen können. Über den direkten Query-Zugriff hinaus treibt Snowflake das gesamte operative Ökosystem von ClickUp an. Census ermöglicht Reverse ETL, um Daten aus Snowflake in Marketing-Kampagnen, RevOps-Workflows und Sales-Prozesse zu spielen – über Tools wie Salesforce, Pocus und diverse ESP-Plattformen. Dieser Warehouse-First-Ansatz bedeutet: Änderungen in Snowflake wirken sich auf die gesamte operative Infrastruktur von ClickUp aus. Kostenmanagement und Optimierung sind damit entscheidend – für die Stabilität der Datenplattform ebenso wie für den Geschäftsbetrieb.

Vor SELECT setzte ClickUp auf ein internes Kosten-Monitoring auf Basis von Open-Source-Monitoring-Packages für dbt. Aus diesen Metadaten baute das Team eigene Dashboards – zunächst in Tableau, später in Hex. Die Eigenentwicklung lieferte zwar eine grundlegende Transparenz, ließ sich aber mit zunehmender Snowflake-Nutzung immer schwerer pflegen. Dem Team war klar: Es brauchte einen nachhaltigeren Ansatz, der keine laufenden Engineering-Investitionen mehr erforderte.

Die Entscheidung für SELECT war bei ClickUp nicht von akuten Kostenproblemen getrieben, sondern von einer proaktiven Kostenmanagement-Philosophie. Michael war früh klar, wie wichtig es ist, eine solide Kostenmonitoring-Infrastruktur aufzubauen, bevor Probleme entstehen. Dieser vorausschauende Ansatz sollte das Szenario verhindern, das viele Teams kennen: Finance fordert plötzlich Kosteneinsparungen bei kritischer Infrastruktur, auf die kein Team verzichten kann.

SELECT hat das Kostenmanagement bei ClickUp grundlegend verändert – mit automatisierten wöchentlichen Slack-Digests, die übergeordnete Kostentrends liefern und bei Bedarf den Drill-down erlauben. Dieser systematische Ansatz vermeidet verlorene Zeit durch Mikro-Optimierungen und sorgt gleichzeitig dafür, dass kein nennenswerter Kostenanstieg unbemerkt bleibt. Wenn Alerts auf steigende Kosten hinweisen, kann das Team schnell einordnen, ob die Ursache in Warehouse-Optimierungsbedarf, Nutzerverhalten oder ineffizienten dbt-Modellen liegt.

Die Transparenz von SELECT brachte sofort mehrere Kostenoptimierungspotenziale ans Licht, die der Eigenentwicklung von ClickUp entgangen waren. Eine der wichtigsten Erkenntnisse betraf Census-Konfigurationen: Marketing-Teams hatten Live-Syncs für Zielgruppen eingerichtet, obwohl die Datenverarbeitung bei ClickUp im Batch erfolgt. Außerdem identifizierte das Team Nutzer:innen, die nach Ad-hoc-Analysen vergaßen, von größeren Warehouses zurückzuwechseln, sowie Möglichkeiten zur Warehouse-Konsolidierung über Tools mit ähnlichen Nutzungsmustern hinweg. Weitere Optimierungen: die Inkrementalisierung teurer dbt-Modelle und der Wechsel von permanenten zu transienten Tabellen, wo es sinnvoll war.

Der vielleicht wichtigste kulturelle Wandel: Kostenüberlegungen sind heute fester Bestandteil jedes Datenprojekts und jeder Entscheidung. Die Transparenz von SELECT hat eine Kultur geschaffen, in der Teammitglieder proaktiv mitdenken, wie ihr Handeln Kosten beeinflusst – und sich für ihre Snowflake-Nutzung verantwortlich fühlen. Während sich ClickUp auf wesentliche Infrastrukturveränderungen vorbereitet – Realtime-Datenaufnahme, Einführung von Iceberg und Team-Wachstum – bildet SELECT das Fundament, um das Kostenwachstum parallel zum Geschäftswachstum zu steuern.