ClickUp adotou uma estratégia proativa de FinOps para o Snowflake antes que os custos disparassem

O SELECT entregou a visibilidade abrangente de custos que a solução interna da ClickUp tentava alcançar, com uma configuração rápida e simples. Os insights automatizados da plataforma eliminaram o trabalho manual de análise de custos e permitiram um monitoramento granular até modelos dbt específicos. Os resumos semanais no Slack criaram uma abordagem do macro ao micro, garantindo uma gestão de custos eficiente e contínua.

A ClickUp opera um data stack moderno, com o Snowflake atuando como fonte definitiva da verdade em toda a empresa. A plataforma atende centenas de usuários, entre data engineers, analistas e stakeholders de negócio, que conseguem rodar queries diretamente depois de concluírem o treinamento de SQL criado internamente pela ClickUp. Além do acesso direto a queries, o Snowflake sustenta todo o ecossistema operacional da ClickUp. O Census viabiliza o reverse ETL para enviar dados do Snowflake e alimentar campanhas de marketing, fluxos de RevOps e operações de vendas em ferramentas como Salesforce, Pocus e diversas plataformas de ESP. Com essa abordagem warehouse-first, mudanças feitas no Snowflake se propagam por toda a infraestrutura operacional da ClickUp, o que torna a gestão e a otimização de custos críticas tanto para a estabilidade da plataforma de dados quanto para as operações do negócio.

Antes do SELECT, a ClickUp criou seu monitoramento de custos internamente com pacotes open-source de monitoramento do dbt. A partir desses metadados, a equipe montou dashboards customizados de monitoramento de custos no Tableau e, depois, no Hex. A solução caseira oferecia uma visibilidade básica, mas ficou cada vez mais difícil de manter conforme o uso do Snowflake na ClickUp escalava. A equipe percebeu que precisava de uma abordagem mais sustentável, que não exigisse investimento contínuo de engenharia.

A adoção do SELECT pela ClickUp foi guiada por uma filosofia proativa de gestão de custos, e não como reação a problemas. Michael reconheceu a importância de estabelecer uma infraestrutura adequada de monitoramento de custos antes que os problemas aparecessem. Essa visão de futuro buscava evitar o cenário comum em que o financeiro, de uma hora para outra, exige cortes em uma infraestrutura crítica que as equipes não têm como eliminar.

O SELECT transformou a abordagem de gestão de custos da ClickUp com resumos semanais automatizados no Slack, que mostram a tendência geral de custos com a possibilidade de fazer drill-down quando necessário. Essa abordagem sistemática evita a perda de tempo com micro-otimizações e, ao mesmo tempo, garante que nenhum aumento significativo de custo passe despercebido. Quando os alertas apontam crescimento de custos, a equipe consegue identificar rapidamente se o problema vem de necessidades de otimização de warehouse, do comportamento do usuário ou de ineficiências em modelos dbt.

A visibilidade do SELECT trouxe à tona, de imediato, várias oportunidades de otimização de custos que a solução interna da ClickUp havia deixado passar. Uma das descobertas mais importantes envolveu configurações do Census em que as equipes de marketing tinham ativado syncs ao vivo de audiências, mesmo com o processamento de dados em lote da ClickUp. A equipe também identificou usuários que esqueciam de voltar para warehouses menores depois de análises ad hoc, além de oportunidades de consolidação de warehouses entre ferramentas com padrões de uso parecidos. Outras otimizações incluíram a incrementalização de modelos dbt caros e a troca do tipo das tabelas de permanentes para transient nos casos de uso adequados.

Talvez a mudança cultural mais significativa tenha sido incorporar a questão dos custos a cada projeto e decisão de dados. A visibilidade do SELECT criou uma cultura em que os membros da equipe pensam proativamente em como suas ações impactam os custos e se sentem responsáveis pelo uso do Snowflake. À medida que a ClickUp se prepara para mudanças importantes na infraestrutura, como ingestão de dados em tempo real, adoção do Iceberg e expansão do time, o SELECT será a base para gerenciar o crescimento dos custos no mesmo ritmo do crescimento do negócio.