ClickUp adoptó una estrategia FinOps proactiva para Snowflake antes de que los costos se dispararan

SELECT entregó la visibilidad integral de costos que la solución propia de ClickUp aspiraba a lograr, con una configuración rápida y sencilla. Los insights automatizados de la plataforma eliminaron el trabajo manual del análisis de costos y permitieron un monitoreo granular hasta cada modelo dbt. Los resúmenes semanales en Slack habilitaron un enfoque de lo macro a lo micro para una gestión de costos eficiente y continua.

ClickUp opera un stack de datos moderno con Snowflake como fuente definitiva de verdad en toda la compañía. La plataforma da servicio a cientos de usuarios —data engineers, analistas y stakeholders de negocio— que pueden correr consultas directas tras completar el curso interno de SQL de ClickUp. Más allá del acceso directo a consultas, Snowflake potencia todo el ecosistema operativo de ClickUp. Census habilita el reverse ETL para enviar datos desde Snowflake hacia campañas de marketing, flujos de RevOps y operaciones de ventas en herramientas como Salesforce, Pocus y varias plataformas ESP. Con este enfoque warehouse-first, los cambios que se hacen en Snowflake se propagan por toda la infraestructura operativa de ClickUp, por lo que la gestión y la optimización de costos resultan críticas tanto para la estabilidad de la plataforma de datos como para las operaciones del negocio.

Antes de SELECT, ClickUp armó un monitoreo de costos interno usando paquetes open-source de monitoreo de dbt. Con esa metadata, el equipo construyó dashboards de costos personalizados primero en Tableau y después en Hex. Si bien la solución propia daba una visibilidad básica, mantenerla se volvió cada vez más complejo a medida que escalaba el uso de Snowflake en ClickUp. El equipo entendió que necesitaba un enfoque más sostenible, que no exigiera una inversión constante de Engineering.

La adopción de SELECT por parte de ClickUp respondió a una filosofía proactiva de gestión de costos, no a una reacción frente a problemas ya instalados. Michael entendió la importancia de montar la infraestructura de monitoreo de costos adecuada antes de que aparecieran los problemas. Este enfoque anticipado buscaba evitar el escenario clásico en el que finanzas exige recortes repentinos sobre infraestructura crítica que los equipos ya no pueden dar de baja.

SELECT transformó la gestión de costos de ClickUp con resúmenes semanales automatizados en Slack que muestran la tendencia general de gasto y permiten hacer drill down cuando hace falta. Este enfoque sistemático evita perder tiempo en micro-optimizaciones y, al mismo tiempo, asegura que ningún aumento relevante de costos pase desapercibido. Cuando las alertas señalan un crecimiento del gasto, el equipo puede identificar rápido si el problema viene de la optimización del warehouse, del comportamiento de los usuarios o de ineficiencias en los modelos dbt.

La visibilidad de SELECT puso sobre la mesa, de inmediato, varias oportunidades de optimización de costos que la solución propia de ClickUp había pasado por alto. Uno de los grandes hallazgos fueron configuraciones de Census en las que los equipos de marketing habían armado sincronizaciones en vivo de audiencias a pesar de que ClickUp procesa los datos en batch. El equipo también detectó usuarios que se olvidaban de volver a un warehouse más chico tras un análisis ad hoc, y oportunidades de consolidar warehouses entre herramientas con patrones de uso similares. Otras optimizaciones incluyeron incrementalizar modelos dbt costosos y cambiar el tipo de tabla de permanente a transitoria en los casos que correspondía.

Quizá el cambio cultural más significativo fue integrar la mirada de costos en cada proyecto y decisión de datos. La visibilidad de SELECT generó una cultura en la que los miembros del equipo piensan de manera proactiva en cómo sus acciones impactan en los costos y se sienten responsables del uso que hacen de Snowflake. A medida que ClickUp se prepara para cambios importantes de infraestructura —como la ingesta de datos en tiempo real, la adopción de Iceberg y la expansión del equipo—, SELECT será la base para gestionar el crecimiento de los costos al ritmo del crecimiento del negocio.