Stratégie FinOps proactive sur Snowflake : ClickUp prend les devants avant l'envolée des coûts

SELECT a apporté la visibilité complète sur les coûts que la solution maison de ClickUp cherchait à atteindre, avec une mise en place rapide et simple. Les insights automatisés ont supprimé le travail manuel d'analyse des coûts tout en permettant un suivi granulaire jusqu'au niveau de chaque modèle dbt. Les digests Slack hebdomadaires instaurent une logique du macro au micro pour une gestion des coûts efficace et continue.

ClickUp exploite une stack data moderne dans laquelle Snowflake fait office de source de vérité de référence à l'échelle de l'entreprise. La plateforme dessert des centaines d'utilisateurs : data engineers, analystes et métiers, qui peuvent lancer des requêtes directes après avoir suivi la formation SQL maison de ClickUp. Au-delà de cet accès direct, Snowflake alimente tout l'écosystème opérationnel de ClickUp. Census assure le reverse ETL pour propager les données de Snowflake vers les campagnes marketing, les workflows RevOps et les opérations commerciales, à travers des outils comme Salesforce, Pocus et diverses plateformes ESP. Avec cette approche warehouse-first, toute modification opérée dans Snowflake se répercute sur l'ensemble de l'infrastructure opérationnelle de ClickUp, ce qui rend la gestion et l'optimisation des coûts essentielles aussi bien pour la stabilité de la plateforme data que pour les opérations métier.

Avant SELECT, ClickUp avait construit un monitoring interne des coûts à partir de packages open source de monitoring dbt. À partir de ces métadonnées, l'équipe a bâti des dashboards de suivi des coûts sur mesure, d'abord sous Tableau puis sous Hex. Si cette solution maison offrait une visibilité de base, elle devenait de plus en plus difficile à maintenir au fur et à mesure que l'usage de Snowflake chez ClickUp montait en charge. L'équipe a compris qu'il lui fallait une approche plus pérenne, qui ne demanderait pas un investissement continu côté engineering.

L'adoption de SELECT chez ClickUp est née d'une philosophie proactive de gestion des coûts, et non d'une réaction à des problèmes déjà installés. Michael avait pris la mesure de l'importance d'un monitoring des coûts solide avant l'apparition des difficultés. Cette anticipation visait à éviter le scénario classique où la finance exige soudain des coupes budgétaires sur une infrastructure critique que les équipes ne peuvent se permettre de supprimer.

SELECT a transformé l'approche de gestion des coûts chez ClickUp grâce à des digests hebdomadaires automatisés sur Slack, qui offrent une vision globale des tendances tout en permettant un drill-down dès que nécessaire. Cette méthode systématique évite de perdre du temps en micro-optimisations tout en garantissant qu'aucune hausse de coût significative ne passe inaperçue. Lorsque les alertes signalent une dérive, l'équipe identifie rapidement si la cause tient à un besoin d'optimisation de warehouse, au comportement des utilisateurs ou à l'inefficacité de certains modèles dbt.

La visibilité offerte par SELECT a immédiatement fait remonter plusieurs pistes d'optimisation des coûts passées sous le radar de la solution maison de ClickUp. L'une des découvertes majeures portait sur les configurations Census : les équipes marketing avaient mis en place des syncs en live pour des audiences alors même que ClickUp fonctionne en traitement de données batch. L'équipe a également repéré des utilisateurs qui oubliaient de revenir à un warehouse plus petit après une analyse ad hoc, ainsi que des possibilités de consolidation des warehouses entre outils aux profils d'usage similaires. Autres optimisations : l'incrémentalisation de modèles dbt coûteux et le passage de tables permanentes à transient lorsque le cas d'usage s'y prêtait.

Le changement culturel le plus marquant tient sans doute à l'intégration de la dimension coûts dans chaque projet et chaque décision data. La visibilité apportée par SELECT a fait émerger une culture où chacun réfléchit spontanément à l'impact financier de ses actions et se sent responsable de son usage de Snowflake. Alors que ClickUp prépare des évolutions majeures de son infrastructure — ingestion de données en temps réel, adoption d'Iceberg, expansion des équipes — SELECT constituera le socle pour piloter la croissance des coûts au même rythme que celle de l'activité.