ClickUp adotta una strategia FinOps proattiva su Snowflake prima che i costi sfuggano di mano

SELECT ha offerto la visibilità completa sui costi che la soluzione interna di ClickUp puntava a raggiungere, con un setup rapido e immediato. Gli insight automatizzati della piattaforma hanno eliminato il lavoro manuale di analisi della spesa, consentendo al tempo stesso un monitoraggio granulare fino ai singoli modelli dbt. I digest settimanali su Slack hanno introdotto un approccio dal macro al micro per un cost management efficiente e continuativo.

ClickUp gestisce un modern data stack con Snowflake come fonte di verità definitiva a livello aziendale. La piattaforma serve centinaia di utenti, tra cui data engineer, analisti e stakeholder di business, che possono eseguire query dirette dopo aver completato il corso interno di formazione SQL di ClickUp. Oltre all'accesso diretto in query, Snowflake alimenta l'intero ecosistema operativo di ClickUp. Census abilita il reverse ETL per spingere i dati da Snowflake verso campagne marketing, flussi RevOps e processi di vendita su strumenti come Salesforce, Pocus e diverse piattaforme ESP. Con questo approccio warehouse-first, le modifiche apportate in Snowflake si propagano in tutta l'infrastruttura operativa di ClickUp, rendendo la gestione e l'ottimizzazione dei costi un fattore critico tanto per la stabilità della piattaforma dati quanto per il business.

Prima di SELECT, ClickUp aveva sviluppato un sistema interno di monitoraggio dei costi basato su pacchetti open-source per dbt. Sfruttando questi metadati, il team aveva creato dashboard di controllo della spesa personalizzate, prima in Tableau e poi in Hex. La soluzione interna garantiva una visibilità di base, ma con la crescita dell'utilizzo di Snowflake è diventata sempre più difficile da mantenere. Il team ha capito di aver bisogno di un approccio più sostenibile, che non richiedesse un investimento continuo da parte dell'engineering.

L'adozione di SELECT da parte di ClickUp è nata da una filosofia proattiva di cost management, non dalla necessità di reagire a problemi già emersi. Michael ha colto l'importanza di costruire un'infrastruttura di monitoraggio dei costi adeguata prima che i nodi venissero al pettine. Un approccio lungimirante, pensato per evitare il classico scenario in cui il finance chiede improvvisamente tagli di spesa su infrastrutture critiche che i team non possono permettersi di eliminare.

SELECT ha trasformato l'approccio di ClickUp al cost management grazie a digest settimanali automatizzati su Slack, che mostrano l'andamento dei costi ad alto livello con la possibilità di approfondire quando serve. Un approccio sistematico che evita di perdere tempo in micro-ottimizzazioni e, al tempo stesso, garantisce che nessun aumento significativo della spesa passi inosservato. Quando gli alert segnalano una crescita dei costi, il team capisce in fretta se la causa sia da ricondurre a esigenze di ottimizzazione del warehouse, al comportamento degli utenti o a inefficienze nei modelli dbt.

La visibilità di SELECT ha fatto emergere subito diverse opportunità di ottimizzazione dei costi che la soluzione interna di ClickUp aveva mancato. Una delle scoperte più rilevanti ha riguardato la configurazione di Census: i team marketing avevano impostato live sync sulle audience, nonostante ClickUp lavorasse con elaborazioni dati in batch. Il team ha individuato anche utenti che si dimenticavano di tornare a warehouse più piccoli dopo analisi ad hoc, oltre a opportunità di consolidamento dei warehouse tra strumenti con pattern di utilizzo simili. Tra le ulteriori ottimizzazioni rientrano l'incrementalizzazione dei modelli dbt più onerosi e il passaggio delle tabelle da permanent a transient nei casi d'uso appropriati.

Forse il cambiamento culturale più significativo è stato integrare la valutazione dei costi in ogni progetto e in ogni decisione legata ai dati. La visibilità di SELECT ha creato una cultura in cui i membri del team ragionano in modo proattivo sull'impatto delle proprie scelte sulla spesa e si sentono responsabili del proprio utilizzo di Snowflake. Mentre ClickUp si prepara a importanti evoluzioni infrastrutturali, tra cui l'ingestion dei dati in tempo reale, l'adozione di Iceberg e l'ampliamento dei team, SELECT sarà la base su cui gestire la crescita dei costi di pari passo con quella del business.